Marketing und Kommunikation für Vereine, Verbände und Organisationen

21 July 2021

7 Tipps, wie Sie mit einer Agentur optimal zusammenarbeiten

Verbände, Vereine oder Organisationen haben besondere Anforderungen an eine Agentur. Zum einen liegen die eigenen Kompetenzen häufig im Vereins- oder Verbandszweck: Man ist also Experte für bestimmte Sportarten, für die Weiterbildung oder spezielle gesellschaftliche Aufgaben. Zum anderen funktioniert die Entscheidungsfindung häufig anders als in Unternehmen, wo es einen direkten Entscheider gibt.

In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen Tipps für die Zusammenarbeit mit einer Agentur geben und das mit einigen Beispielen erläutern.

Quick-Links

Wenn Sie Fragen haben, dann fragen Sie

Wenn es eilig ist, muss die Agentur das wissen

Planen Sie ausreichend Zeit für die Umsetzung ein

Erstellen Sie ein Briefing für die Agentur

Manchmal ist ein mehrstufiges Vorgehen sinnvoll

Das Budget muss zur Aufgabe passen

Einige Beispiele von Marketingkampagnen für Organisationen, Verbände und Vereine

1. Wenn Sie Fragen haben, dann fragen Sie

Wer in einer Organisation oder einem Verein beauftragt ist, eine Agentur für eine bestimmte Aufgabe zu finden, betritt häufig Neuland. Man ist fit auf dem eigenen Gebiet, aber weiß häufig wenig, wie man eine Website-Programmierung beauftragt oder eine Werbestrategie entwickelt. Dafür bietet es sich an, einen Partner ins Boot zu holen – also eine Agentur. Agenturen wie Xenio Marketing haben Projekte wie Ihres schon dutzendfach realisiert. Sie haben einen entsprechenden Wissensvorsprung.

Deshalb zögern Sie nicht zu erfragen, was Sie wissen müssen. Eine gute Agentur wird sich die Zeit nehmen, Ihnen die Zusammenhänge und Abläufe zu erklären. Typische Fragen, die uns begegnen, sind:

Wie lange dauert es, eine neue Website zu programmieren?
Was kostet es, eine Facebook-Kampagne aufzusetzen?
Wie kann ich unsere Organisation bei Google weiter vorne platzieren?
Welche Informationen braucht eine Agentur von uns?

Wenn Sie diese oder ähnliche Fragen haben, dann stellen Sie diese – nicht nur per E-Mail, sondern am besten direkt am Telefon. Lassen Sie sich alles erklären.

2. Wenn es eilig ist, muss die Agentur das wissen

Agenturen betreuen in der Regel mehrere Kunden parallel. Das bedeutet, dass die jeweiligen Experten für bestimmte Zeiten geblockt sind und nicht sofort loslegen können. Wenn Sie die Unterstützung dringend benötigen, sagen Sie das unbedingt im Gespräch. Setzen Sie eine Frist – zum Beispiel: „Ich brauche den Flyer bis nächsten Montag.“ Und vor allem fragen Sie nach: „Schaffen Sie das?“

Unsere Erfahrung ist allerdings, dass ein verspätetes Fertigwerden nicht allein an der Agentur liegt, sondern teilweise auch am Auftraggeber selbst. Und damit kommen wir zum nächsten Tipp.

3. Planen Sie ausreichend Zeit für die Umsetzung ein

Sie arbeiten für eine Organisation, einen Verband oder einen Verein. Dann wissen Sie sicher, wie lange es mitunter dauert, Dinge zu entscheiden. Wenn Sie also einen Wunschtermin für die Realisierung einer neuen Website oder einer Social Media-Kampagne haben, berücksichtigen Sie diese internen Zeiten. Denn an vielen Stellen benötigt eine Agentur Feedback oder Entscheidungen.

Bei einer Webentwicklung fallen beispielsweise die folgenden Fragen an:

Was macht die Agentur und was machen wir selbst?
Wer ist meine Zielgruppe und was sind meine Ziele mit der Website?
Wie soll die (zukünftige) Struktur der Seite – sprich Sitemap – aussehen?
Welches Content Management System (CMS) ist das richtige für mich?
Wie soll das Webdesign aussehen?
Welche Sonderwünsche habe ich an die Website?
Bis wann können (neue) Inhalte bereitgestellt werden?

Je größer der Kreis derjenigen ist, die bei einer Entscheidung eingebunden werden müssen, desto länger dauert ein Projekt. Denn die Agentur kann den nächsten Schritt erst machen, wenn eine Entscheidung vorliegt.

Übrigens: Viele dieser Fragen können vorab geklärt und in einem Briefing für die Agentur als Anforderungen definiert werden.

4. Erstellen Sie ein Briefing für die Agentur

Ein richtiges Briefing – oder ein Lastenheft bei komplexen Anforderungen – kann ein Projekt enorm beschleunigen. Es erleichtert der Agentur zudem die Kostenkalkulation und das Abschätzen des Realisierungszeitraums. Außerdem sorgt es bösen Überraschungen vor – denn nur das, was Sie vereinbart haben, können Sie auch einfordern. Ansonsten drohen möglicherweise höhere Kosten.

Was benötigt eine Agentur für ein Briefing?

Das ist in der Detailtiefe oft unterschiedlich, aber die Eckpunkte sind in der Regel die gleichen:

Was ist der Grund für die Beauftragung?
Was sind die Ziele?
Wer sind die Zielgruppen?
Wer sind relevante Wettbewerber, an denen sich die Agentur orientieren sollte?
Gibt es positive oder negative Beispiele für das, was Sie wollen?
Was sind die technischen, organisatorischen oder gestalterischen Rahmenbedingungen, die zu beachten sind?
Gibt es ein festes Budget? Wenn ja, wie hoch ist es?
Welcher Zeitrahmen ist gewünscht?
Wer ist Ansprechpartner für die Agentur?

5. Manchmal ist ein mehrstufiges Vorgehen sinnvoll

Je umfangreicher ein Projekt ist, desto schwerer wird es einer Agentur fallen, eine seriöse Schätzung für Kosten und Zeitbedarf abzugeben. Ist die Kostenschätzung zu hoch, springen Sie als Auftraggeber ab. Ist sie zu niedrig, drohen ungeplante Nachforderungen.

Das lässt sich umgehen, indem Sie schrittweise vorgehen. Sie beauftragen eine Agentur dabei jeweils für verschiedene Teilschritte. Das können sein:

Eine Analyse des IST-Zustandes zum Beispiel der bisherigen SEA– oder SEO-Kampagne
Sie erhalten eine kritische Bewertung und eine Liste von Ansatzpunkten. Die Analyse kann auch mit dem Erarbeiten eines konkreten Maßnahmenplans einhergehen.
Die Erstellung eines Lastenhefts
Hier analysiert die Agentur gemeinsam mit Ihnen, was Sie wirklich benötigen. Das wird in eine Form gebracht, durch die ein Spezialist, der das Projekt umsetzen soll, umfassend informiert ist. Also beispielsweise Grafiker oder Programmierer wissen, was konkret benötigt wird.
Die Erstellung eines Designs oder Layouts
Gerade bei der Programmierung hängt vieles von den gestalterischen Anforderungen ab. Manche Lösungen sehen optisch toll aus, sind programmiertechnisch jedoch knifflig oder teuer. Vorher Bescheid zu wissen, verbessert die Planbarkeit.

Ein mehrstufiges Vorgehen hat noch einen weiteren Vorteil: Wenn Sie mit der Agentur vereinbaren, dass alle Ergebnisse Ihnen gehören, können Sie die gewonnenen Erkenntnisse auch intern umsetzen. Sie hätten sogar die Möglichkeit, mit der Umsetzung einen anderen Partner zu beauftragen. Schließlich haben Sie das Recht auf bestmögliche Ergebnisse für Ihr Geld.

6. Das Budget muss zur Aufgabe passen

Agenturen beschäftigen Spezialisten, die ihrerseits ein entsprechendes Gehalt bekommen. Je besser ein Spezialist – also etwa ein Grafiker oder Programmierer – ist, desto mehr müssen Sie investieren. Zudem bekommen Sie bei einer Agentur im Gegensatz zu einem Freelancer den gesamten Erfahrungsschatz und das interdisziplinäre Wissen aller Mitarbeiter. Drei Personen, die ihre Köpfe zusammenstecken, bringen Ihnen oft bessere Lösungen als ein Einzelkämpfer.

Diese Qualität hat ihren Preis. Wenn Sie daher ein maximales Budget zur Verfügung haben, das nicht überschritten werden darf, sollten Sie dieses beziffern. Dann kann die Agentur prüfen, ob eine Umsetzung zu Ihren Bedingungen überhaupt möglich ist. Oder sie kann Alternativen vorschlagen, wie Sie Ihr Ziel mit dem vorhandenen Budget aber auf anderen Wegen erreichen.

In jedem Fall schaffen Sie Transparenz. Sie ersparen sich und der Agentur, die Sie ansprechen, unnötige Arbeit. Und Sie können, wenn es preislich wirklich nicht passen sollte, nach einer Alternative suchen.

7. Einige Beispiele von Marketingkampagnen für Organisationen, Verbände und Vereine

Wir von Xenio Marketing arbeiten seit über 10 Jahren mit institutionellen Partnern zusammen und haben verschiedenste Projekte realisiert. Einige Beispiele finden Sie hier:

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